Việc chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản là một trong những bước quan trọng nhất quyết định việc bạn có thể thực hiện ước mơ học tập tại xứ sở hoa anh đào hay không. Nếu bạn là học sinh hoặc phụ huynh đang muốn tìm hiểu về quy trình chuẩn bị hồ sơ, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước trong quy trình, từ việc chuẩn bị giấy tờ đến xin visa và xuất cảnh.
- Chuẩn bị hồ sơ
Bước quan trọng đầu tiên mà bạn cần làm đó là chuẩn bị các giấy tờ để làm hồ sơ. Học sinh và phụ huynh cần chuẩn bị toàn bộ các giấy tờ hồ sơ theo danh sách yêu cầu của trường theo quy định của Cục Quản lý lưu trú Xuất nhập cảnh Nhật Bản theo từng danh mục như sau để không bị bỏ sót:
- Giầy tờ học sinh
- Ảnh: Áo trắng nền trắng và thời gian chụp trong vòng 3 tháng gần nhất, kích thước 3×4 (12 chiếc), 3,5×4,5 (2 chiếc), 4×6 (6 chiếc).
- Hộ chiếu: Gốc
- Căn cước công dân: Nộp 3 bản photo công chứng rõ mặt, rõ số và phải còn thời hạn tối thiểu 6 tháng, 2 mặt của chứng minh thư phải được photo trên cùng 1 mặt của tờ giấy A4.
- Sơ yếu lý lịch, lý do du học theo Form mẫu của trường yêu cầu
- Bằng tốt nghiệp THPT/Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT tạm thời hoặc Bằng tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng, trung cấp/Giấy xác nhận sinh viên nếu chưa tốt nghiệp: 1 bản gốc + 1 bản photo công chứng (nếu trường yêu cầu nộp bản công chứng)
- Học bạ THPT hoặc bảng điểm trung cấp, cao đẳng, đại học: Nộp 1 bản gốc + 1 bản photo công chứng (nếu trường yêu cầu nộp bản công chứng)
- Xác nhận học tiếng Nhật, bằng tiếng Nhật JLPT, Nattest, Top J…(nếu có)
- Xác nhận ở ký túc xá của trung tâm học tiếng Nhật (nếu có) hoặc giấy trạm trú nếu địa chỉ hiện tại khác với địa chỉ trong căn cước công dân.
- Giấy xác nhận công việc (nếu thời gian tốt nghiệp quá 1 năm): Bản gốc
- Giấy khai sinh: 2 bản sao giấy khai sinh hoặc photo công chứng có đầy đủ thông tin năm sinh bố, mẹ, số quyển ở góc phải trên cùng, ngày đăng ký, chữ ký người ký giấy và người đi khai sinh, thời gian công chứng trong vòng 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ visa.
- Giấy khám sức khỏe: Từ tháng 9/2025 Cục Quản lý lưu trú Xuất nhập cảnh Nhật Bản yêu cầu học sinh khám sức khoẻ lao phổi trước khi nộp hồ sơ trình cục xin COE nên các bạn học sinh cần chú ý.
- Các giấy tờ giải trình liên quan hồ sơ ( nếu có)
- Giấy tờ người bảo lãnh
- Căn cước công dân: Nộp 3 bản photo công chứng rõ mặt, rõ số và phải còn thời hạn tối thiểu 6 tháng, 2 mặt của chứng minh thư phải được photo trên cùng 1 mặt của tờ giấy A4.
- Cam kết bảo lãnh theo FORM trường
- Xác nhận số dư tài khoản tiết kiệm và Sổ tiết kiệm với số dư tối thiểu là 500 triệu
- Giải trình hình thành tài sản trong 1 năm gần nhất
- Giấy xác nhận công việc
- Giấy xác nhận thu nhập, lương trong 1-3 năm gần nhất tuỳ theo yêu cầu nhà trường
- Giấy xác nhận miễn thuế ( Đối với làm Nông nghiệp) và Giấy xác nhận đóng thuế ( Với các ngành nghề khác không được miễn thuế)
- Giấy phép kinh doanh, giấy nộp thuế đối với bảo lãnh làm kinh doanh
- Các giấy tờ giải trình liên quan hồ sơ ( nếu có)
- Tiến hành làm hồ sơ
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ và gửi về Suniver theo hướng dẫn
Bước 2: Chọn trường và phỏng vấn
Bước 3: Nộp các chi phí hồ sơ.
Bước 4: Cần nắm rõ thông tin hồ sơ và chuẩn bị câu trả lời về các thông tin liên quan đến hồ sơ trong trường hợp bị Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Nhật Bản gọi điện phỏng vấn.
Bước 5: Nhận “Giấy chứng nhận tư cách lưu trú”, “ Giấy báo nhập học” và “Giấy yêu cầu nộp học phí”, phụ huynh và học sinh tiến hành nộp học phí sang trường theo quy định.
Bước 6: Sau khi nhận được bản gốc giấy chứng nhận tư cách lưu trú, giấy báo nhập học và giấy hướng dẫn đến Nhật Bản, Suniver sẽ tiến hành nộp hồ sơ xin visa. Thời gian chờ xin cấp Visa sẽ khoảng 7-10 ngày.
Bước 7: Chuẩn bị nhập cảnh vào Nhật Bản
HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH LÀM HỒ SƠ DU HỌC NHẬT BẢN [2025]
⚠️ Một Số Lưu Ý Quan Trọng Khi Làm Hồ Sơ Du Học để đảm bảo tỷ lệ đỗ Tư cách lưu trú (COE) cao
- Các giấy tờ hồ sơ cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, thống nhất và logic nhất phù hợp với từng học sinh
- Chứng chỉ tiếng Nhật: Nên có chứng chỉ tiếng Nhật tối thiểu N5 trước khi nộp hồ sơ trình cục xin COE hoặc trước khi nhận COE.
- Tìm hiểu kỹ yêu cầu riêng của từng trường: Mỗi trường có thể có yêu cầu bổ sung thêm các loại hồ sơ riêng,
🎓 Lời Kết
Chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản không quá khó, nhưng đòi hỏi sự cẩn thận, kiên trì và tìm hiểu kỹ lưỡng. Việc nắm vững quy trình nêu trên sẽ giúp học sinh và phụ huynh tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng khả năng đậu COE cao hơn.
Tuy nhiên, để giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian, phụ huynh có thể cân nhắc liên hệ với Suniver để được hỗ trợ trọn gói – từ việc tư vấn chọn trường, chuẩn bị hồ sơ, dịch thuật, hướng dẫn chứng minh tài chính, xin visa đến hướng dẫn học sinh phỏng vấn và ổn định sau khi nhập cảnh.
Với kinh nghiệm xử lý hồ sơ chuyên nghiệp, Suniver luôn đồng hành cùng phụ huynh và học sinh để đảm bảo các bạn học sinh của Suniver có một hành trình du học suôn sẻ, an toàn và hiệu quả.
